Catalogación
La catalogación es una herramienta que surge de la necesidad de ordenar y hacer accesibles los documentos en custodia de una institución. Para ello es necesario realizar una identificación y una descripción de los documentos para verter la información en una base de datos. Esto nos permite recuperar la información y acceder a los contenidos en forma rápida.
Los catálogos describen piezas individualizadas de un archivo pero también de grupos de documentos seleccionados según diferentes criterios y temáticas y nos remiten a un ejemplar físico, real.
El CDM cuenta con diferentes fondos y colecciones que se han ido identificando y describiendo de acuerdo a su origen, y al tipo de documento (formato y soporte físico) y se han ido ingresando en una base de datos.
El fondo del musicólogo uruguayo Lauro Ayestarán –el cual dio origen al CDM–, contiene además, una catalogación tradicional. Esto implica que la identificación, las descripciones y el relacionamiento de los documentos y la información se encuentran sistematizados en fichas escritas manualmente o con máquina de escribir. De esta forma, se pueden conocer los tipos de registros y documentación existentes a través de esas fichas que remiten a diferentes documentos.
Las investigaciones de campo realizadas por el musicólogo fueron cuidadosamente ordenadas en registros sonoros y fotográficos, fichas personales de los entrevistados, diarios de campo, apuntes varios y artículos periodísticos. Este material se relaciona entre sí a través de códigos numéricos que remiten a las diferentes fuentes.